先确认接收方式
可先提供不涉密的项目说明或脱敏样稿评估，完整资料的发送渠道、访问与留存安排另行确认。
进一步了解发送资料前，先约定范围、渠道与使用权限
企业、机构及个人客户可把资料要求作为项目商谈的一部分，先描述内容类别、敏感程度和使用限制，再确认哪些材料确有必要提供。以下内容用于说明需要约定的事项，具体传输、访问、工具使用和留存方式以本次沟通及书面约定为依据。
先确定必要资料与脱敏范围
初次咨询可用文件类型、页数说明、用途和脱敏样稿评估，不必先发送完整身份证件、账户记录或未公开商业资料。请标明必须保留的字段，以及可在评估阶段遮盖的内容；脱敏不得让页面结构、专业难度和实际工作量失真。若材料包含他人信息或第三方作品，请说明有权提供和用于本项目的范围。正式工作需要补充完整内容时，再确认接收资料清单及其用途。
渠道、接触人员与工具单独确认
发送前核对收件人、邮箱或双方认可的交接渠道，并说明可否转交参与翻译、审校或制作的人员，是否需要签署保密文件。对客户指定平台、下载权限、第三方系统及外部处理工具的限制，应在材料交接前提出并确认可执行安排。不要把使用某个邮箱或系统直接理解为已经具备特定加密、认证或访问控制；具体能力与责任，应以实际可核实信息和书面约定说明。
留存、复用与结束后的处理
项目开始前可分别约定原稿、译稿、术语表、往来记录与纸质材料是否留存、由谁保管、保存到何时，以及结束后如何返还、删除或作其他处理。用于后续版本维护的术语和译文是否可继续使用，应说明授权范围，不默认可用于宣传、公开展示或其他客户项目。若需删除确认、归档副本限制或撤回资料，请说明对象及时间点，再确认执行方式与记录，避免承诺未经核实的自动清除能力。
在线咨询与资料发送
表单在浏览器本地整理项目说明，不上传文件或提交到服务器。点击邮件沟通后，由本机邮件软件继续处理，发送前可自行检查内容。
进一步了解项目条款与资料范围
涉及保密协议、敏感资料、第三方系统或特别交付要求时，请先说明，再确认相应服务安排和责任范围。
进一步了解继续了解
进一步确认项目细节
可以先签保密文件，再发送完整材料吗？
可先提出要求并提供拟用条款，明确适用主体、资料类别、接触范围、工具限制和留存安排。双方确认条款及接收方式后，再交接所需材料；有特殊操作要求时，应先核实是否能够按约定执行。
资料发出后发现多发或发错，应该怎样处理？
尽快通过已确认的项目渠道说明文件名、发送时间、收件对象及需要撤回或替换的范围，并明确新的有效版本。后续处理应核对资料实际流转和既有约定，记录确认结果，不将普通邮件操作等同于已经从所有位置删除。